Um assunto muito importante para quem está começando no setor, ou para quem já está no mercado de vendas online faz muito tempo, é a otimização da auditoria de faturas de frete.
É fato que seus produtos precisam chegar de maneira rápida e segura até os clientes. Mas, como fazer isso de forma eficiente e com economia?
Veja no conteúdo a seguir o que é a auditoria de frete e como otimizá-la para evitar prejuízos ainda maiores para a sua loja virtual.
Sumário
O que é auditoria de frete?
A auditoria de frete, também conhecida como conciliação de faturas, é uma ferramenta essencial para garantir a transparência e a precisão nos valores cobrados pelos fornecedores de serviços de transporte.
Seu propósito fundamental é identificar e corrigir possíveis divergências, como erros, duplicidades ou cobranças indevidas por serviços não realizados. Em resumo, a auditoria de frete é o olhar crítico e analítico que garante que você pague apenas pelo que realmente foi acordado.
Seja qual for as razões para variações nos valores de frete, sua finalidade é identificar inconsistências e falhas nas operações para que sejam corrigidas e otimizem o trabalho.
Você sabe quanto recebe em fretes e quanto paga a suas transportadoras?
É comum que as empresas não tenham essa visão pelo fato de receberem valores de frete diariamente e pagarem a transportadoras em um período de menor frequência.
É justamente neste ponto onde ocorre um dos maiores gaps das empresas, pois o frete impreciso pode te trazer dois tipos de prejuízos:
- Ofertar um frete mais barato: você receberá menos do que precisará pagar, essa divergência irá consumir toda sua margem de lucro sem que você perceba.
- Ofertar um frete mais caro: mesmo que você esteja recebendo a mais, o valor do frete é um fator importante na decisão de compra para o cliente e, sem dúvida, se o seu frete estiver mais caro, isso dará vantagem ao seu concorrente.
No momento em que a gestão de frete estiver em harmonia, a logística de sua empresa estará mais eficiente.
Assim, você vai perceber que é possível aumentar a lucratividade, garantir maior qualidade dos serviços prestados e, como consequência, manter a satisfação dos clientes.
Motivos para a variação de preços
- reajuste automático;
- cotação errônea do preço, já que foge da tabela acordada;
- cálculo fora da tabela negociada;
- cobranças em duplicidade;
- serviços não executados.
A prática de auditoria de frete é fundamental para o controle eficiente dos gastos e a maximização dos valores gerados. Além disso, ela contribui para a otimização das relações com fornecedores, clientes e transportadoras, promovendo uma gestão mais eficaz e transparente.
Como fazer a auditoria de faturas no e-commerce de forma eficiente
Você consegue aprender a fazer auditoria de frete de maneira rápida. O grande problema está na execução, pois ela pode acabar tomando muito tempo da equipe. Veja a seguir alguns pontos que precisam entrar no seu processo de auditoria de frete para dar mais eficiência.
Confira tudo regularmente
Em linhas gerais, as transportadoras costumam enviar pré-faturas, embora isso possa variar de acordo com a situação. É essencial conferir esses documentos imediatamente ao recebê-los, a fim de evitar possíveis equívocos ou atrasos.
Conteste de forma imediata as divergências
Assim que identificados, os erros devem ser assinalados e justificados para a transportadora.Você pode usar os cálculos da tabela de fretes ou informar descontos devido a atrasos, avarias e extravios.
Estabeleça uma periodicidade adequada
Estabeleça um cronograma regular para a auditoria de faturas, levando em consideração a frequência das transações e o volume de pedidos. Por exemplo, pode ser mensal, trimestral ou semestral.
Se o seu e-commerce possui uma operação logística complexa ou sazonalidade significativa, ajuste a periodicidade para garantir uma cobertura abrangente sem comprometer a eficiência.
Utilize Indicadores de Desempenho (KPIs)
Analisar os KPIs é indispensável para medir o sucesso da sua operação. Portanto, compare a precisão das faturas com os valores cobrados e os valores reais. Identifique e corrija discrepâncias para evitar pagamentos excessivos.
Acompanhe o tempo que leva para processar as faturas. Isso ajuda a identificar possíveis gargalos e melhorar a eficiência do processo.
Avalie também a porcentagem de pedidos com erros logísticos. Isso pode incluir entregas incorretas, atrasos ou danos. Reduzir essa taxa contribuirá para economias significativas.
Na auditoria de faturas de frete ainda é importante calcular o custo logístico médio por pedido, monitorando as variações ao longo do tempo. Isso permite identificar áreas de oportunidade para otimização.
Implemente tecnologias de automatização
Utilize sistemas integrados para automatizar o processo de faturamento e melhorar a precisão das informações da auditoria de frete, reduzindo erros manuais.
Para tanto, é importante contar com um sistema que identifique padrões, tendências e anomalias nos dados financeiros. Isso facilitará a detecção de problemas de forma rápida.
Estabeleça parcerias transparentes com fornecedores
Mantenha canais de comunicação abertos com os fornecedores. Isso ajuda a resolver problemas de forma rápida e a evitar discrepâncias nas faturas.
Também garanta que os contratos com fornecedores estejam atualizados, claros e alinhados com as condições negociadas. Isso ajuda a evitar surpresas nas faturas.
Por que a auditoria de frete é tão vantajosa?
A auditoria de frete trará muitos benefícios ao seu e-commerce, como:
Controle em um único dashboard
Fazendo uso de alguma ferramenta de automação logística que lhe entregue auditoria de faturas (como o TMS da Frete Rápido), a empresa terá reunido em uma única base todas as informações do frete.
Com isso, poderá, a partir delas, nortear suas ações. Isso lhe proporcionará uma visão rápida e clara de quanto você recebe e quando paga em fretes.
Análise mais detalhada das informações
Com a utilização de uma tecnologia adequada, torna-se viável analisar e mensurar com precisão os dados contidos nos documentos de transporte, reduzindo ao mínimo as chances de erros.
Dessa forma, a empresa pode examinar o histórico de fretes, realizar simulações de cálculos de valores e, consequentemente, aprimorar o controle dos gastos em suas operações futuras.
No TMS da FR, por exemplo, é possível ter acesso às melhores transportadoras, com valores especiais já negociados e utilizá-las sem obrigatoriedade de contrato ou integração.
O nosso sistema fornece essa tecnologia tanto para as cotações de frete, solicitações de coleta e também para rastreio automático.
Um ponto interessante a ressaltar, você paga os valores de frete direto para a transportadora e não terá aquela sensação de estar pagando um frete mais caro por causa da revenda.
Aperfeiçoamento das entregas
A auditoria de frete é uma ferramenta essencial para aprimorar a gestão de transporte. Ela garante que as operações sejam realizadas com excelência, desde a coleta até a entrega ao cliente.
Através dela, é possível avaliar a eficiência dos prazos de entrega e a satisfação dos clientes, permitindo identificar possíveis melhorias e soluções para otimizar o processo.
Em um mercado competitivo, a auditoria de frete se torna fundamental para garantir a qualidade e eficiência das operações logísticas.
Facilidade no EDI
A empresa mantém contato com as transportadoras para compartilhar arquivos de uma maneira eficiente e veloz, como:
- notas embarcadas;
- recebimento de faturas de fretes e demais documentos.
Caso não saiba o que é ou nunca utilizou o EDI, veja o conteúdo Inteligência Logística: EDI ou API, qual utilizar na Cadeia de Suprimentos.
Controle sobre as finanças
Por último, a auditoria de faturas de frete oferece um controle financeiro aprimorado, resultando em maiores lucros e economias significativas.
Com essa ferramenta, é possível monitorar os saldos por transportadora, analisar os valores cobrados, identificar descontos e discrepâncias em relação ao que foi acordado na tabela de frete.
Uma gestão financeira mais eficiente e precisa está ao seu alcance com a auditoria de faturas de frete.
Otimize a auditoria de faturas no e-commerce com o TMS da FR
A conferência manual na auditoria de faturas de frete é um processo mais lento e passível de erros.
Por isso, vale a pena apostar em um sistema que torne mais simples esse processo. Como é o caso do TMS da FR.
Nossa plataforma automatiza os processos logísticos na entrega, facilitando uma gestão unificada.
Através dessa unificação, é possível identificar erros e adotar medidas estratégicas para minimizar riscos, prejuízos e aumentar a segurança das informações. Entre as suas principais funções estão:
Gestão de Fretes Eficiente
O TMS da FR fornece integração com diversas transportadoras, permitindo uma gestão centralizada e eficiente dos fretes.
A funcionalidade de rastreamento permite acompanhar as entregas com comunicação personalizada, via SMS, e-mail e WhatsApp.
Isso reduz a incidências de erros, o que facilita a identificação de possíveis problemas antes da auditoria de faturas.
Além de fazer com que a sua empresa consiga criar um relacionamento mais próximo ao cliente através de uma comunicação mais interativa e transparente.
Tabelas de frete personalizáveis
O TMS da FR permite a criação de tabelas de frete personalizáveis, alinhadas com as características específicas do seu e-commerce. Isso garante transparência e precisão nos cálculos.
Além disso, a capacidade de atualizar de forma dinâmica as tabelas de frete permite ajustes rápidos em caso de mudanças nas condições de transporte.
Gestão de Multiorigem
Ao gerenciar múltiplos pontos de origem, o TMS da FR ajuda a encontrar as melhores opções logísticas, minimizando os custos de envio.
Além disso, nosso sistema também utiliza algoritmos avançados para realizar cálculos de frete de forma rápida e precisa, garantindo eficiência no processo.
A capacidade de simular custos de frete ajuda na tomada de decisões estratégicas, permitindo ajustes antes da execução e contribuindo para a previsibilidade financeira.
Ao adotar o TMS da Frete Rápido, o seu e-commerce se beneficia de uma gestão de fretes mais eficiente, redução de custos operacionais e uma auditoria de faturas simplificada.
As funcionalidades avançadas do sistema contribuem para a transparência financeira e otimização contínua da logística, proporcionando uma vantagem competitiva no cenário do comércio eletrônico.
Entendeu como é possível fazer a auditoria de faturas no e-commerce de forma precisa e ágil? Ao contar com o TMS da Frete Rápido, todo o processo é facilitado.
Para entender quais são as funcionalidades do TMS da FR e como trazer benefícios para a sua operação, clique aqui e conheça nossa plataforma.
Eduardo Bragança
Head de marketing e autor no blog da Frete Rápido, especialista em e-commerce e pós-graduado em marketing estratégico digital. A Frete Rápido é o Hub de transporte digital para médias e grandes empresas do comércio eletrônico.