4 boas práticas para os processos logísticos no backoffice do e-commerce

Neste artigo, falaremos sobre os processos logísticos no backoffice do e-commerce, pois ao contrário do que muitos pensam, a logística é um ponto crucial nas vendas pela internet, pois ela incide diretamente na experiência de compra do consumidor.

É preciso mudar o paradigma da logística, onde os e-commerces não dão a devida atenção. Este setor pode trazer diferencial competitivo para o negócio e aumentar o nível de serviço.

Por isso, falaremos de 4 boas práticas para os processos logísticos no backoffice do e-commerce. Mas antes, vamos à definição de backoffice.

O que é o backoffice de um e-commerce?

A palavra backoffice está relacionada a retaguarda “por trás do escritório”, ao setor administrativo de uma empresa ou ainda, setores que realizam pouco (ou nenhum) contato com o cliente. 

Trazendo este conceito com para o e-commerce, o time de backoffice realiza todo o processo interno para que as compras percorram os fluxos corretamente.

Como por exemplo, a gestão de estoque, o processo de picking, packing.

Os principais processos e atribuições do time de backoffice são:

• Gerenciamento de estoque: entrada de produtos, manuseio, cadastro, organização e etc;
• Pedidos: picking, packing, despacho;
• Logística: ordem de coleta, impressão de etiquetas, acompanhamento de rastreios, auditoria de fatura de frete;
• Relatórios da operação;
• Gestão financeira;
• Compras e demais gerenciamentos da cadeia de suprimentos do e-commerce.

Naturalmente, poderá haver outros processos de backoffice que não foram mencionados acima, depende de cada operação.

Agora, vamos às boas práticas boas práticas para os processos logísticos no backoffice do e-commerce.

Escolher embalagens com cuidado

O uso de uma boa embalagem influencia positivamente em diversos aspectos no e-commerce.

1. O cálculo de frete é feito considerando o peso e o volume dos produtos, quando os produtos são embalados juntos na embalagem, a volumetria e o peso se transforma. É preciso cuidado para que seu e-commerce não pague para transportar vento, espaço vazio dentro das embalagens.
2. Caso você deseje utilizar a Consolidação de volumes para otimizar suas cotações e baratear o valor do frete, será necessário ter várias embalagens diferentes, de acordo com os produtos, para que a própria tecnologia agrupe os produtos e encontre a melhor opção de embalagem para aquela compra.
3. Escolha embalagens que protejam seu produto.
4. A embalagem pode (e deve) ser utilizada para fazer marketing, encantar, impressionar seus clientes. Utilize embalagens que tenham a identidade de seu e-commerce, se possível utilize de brindes ou materiais instrutivos, enviados juntos com os produtos. Seu cliente irá gostar.

Utilizar boas tecnologias

O e-commerce só existe com tecnologia, por isso, é importante que os processos logísticos no backoffice do e-commerce contem com bons parceiros, bons fornecedores.

Estes parceiros lhe auxiliarão a reduzir custos de forma direta e indireta, através de automação, como por exemplo, na hora de gerir as tabelas de frete ou na hora de solicitar as coletas com as transportadoras.

Ter uma boa gestão de estoque

Ter o máximo de precisão no estoque é um princípio básico e fundamental para ter sucesso no e-commerce. Afinal, é frustrante para qualquer consumidor, comprar o produto e depois receber um e-mail avisando que não há mais em estoque o produto comprado.

Este problema é chamado de ruptura de estoque, quando há divergência entre o estoque real e o estoque anunciado. O acontecido rompe toda a confiança e causa uma péssima impressão da loja, o consumidor acaba sendo levado direto para o seu concorrente.

Procure ter um controle de entrada e saída de produtos, avalie a qualidade do produto, caso haja avarias, além da conferência no inventário e a implantação do estoque mínimo, que irá auxiliar seu e-commerce na hora de repor os produtos que estão ficando sem estoque.

Atenção nas transportadoras utilizadas

Sua empresa é o que ela utiliza. Por mais que seu time de backoffice tenha realizado todos os processos de forma rápida e eficiente, se as transportadoras que seu e-commerce utiliza para entregar não forem boas, de nada adiantará.

Mesmo que após o despacho da encomenda, os produtos sejam da responsabilidade da transportadora, para o seu cliente, a responsabilidade de entregar os produtos é sua.

Veja neste artigo, “como contratar uma transportadora em 4 passos”.

Analisar a operação e auditar fretes

“Se você não pode medir, não pode gerenciar.” A frase de Peter Drucker transmite exatamente o objetivo desta dica. 

Os processos logísticos no backoffice do e-commerce precisam ser medidos para que possam ser otimizados e automatizados. Tudo pensado em reduzir o tempo que o pedido fica no backoffice, para que seja despachado mais rapidamente, ou para que haja uma maior eficácia no processo.

Um outro ponto indispensável para o e-commerce e o momento de conciliar as faturas de frete, ou, auditar as faturas. 

Este procedimento, em muitos casos, é negligenciado pelos gestores, afinal, conferir todas as vendas de todos os dias e cruzar os valores de frete com os valores que as transportadoras emitiram na fatura, não é nada fácil.

Mas saiba, se você não audita seus frete, provavelmente você está tomando prejuízo, tendo seu lucro levado por um custo que você nem sequer tem conhecimento.

Para aprender a realizar a auditoria de fatura de frete e como automatizá-la, veja o artigo “Como fazer a auditoria de fatura de frete na logística do e-commerce”.

Estas foram as 4 dicas para processos logísticos no backoffice do e-commerce, espero que o conteúdo tenha agregado valor para sua operação. Caso queira ler mais artigos como este, indico “A Nova Black Friday e como preparar sua logística para converter vendas”.

Dúvidas? Deixe um comentário.